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POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S.

PREÁMBULO. – ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. en cumplimiento de lo señalado en la ley 1581 de 2012, y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, implementa su Manual de Políticas para el Tratamiento y Protección de Datos Personales.

ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. implementará todas las acciones que tenga a su alcance para el cumplimiento de la protección y tratamiento de datos personales de los que sea responsable o encargado, en especial para proteger los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre y los derechos a conocer, actualizar y rectificar los datos de los titulares recogidos en las bases de datos propias o tratadas por encargo de terceros.

Es por ello que el presente manual se aplica tanto para proteger los datos personales que actualmente trate y los que en un futuro se puedan tratar, así como para el tratamiento de los datos de empleados, proveedores y contratistas.

PRINCIPIOS. – En el tratamiento de datos personales que realiza ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. se aplican todos los principios consagrados en el Titulo II, artículo 4 del Régimen General de Protección de Datos Personales, Ley 1581 de 2012 y las normas que la desarrollen y complementen.

CONSULTA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Esta política se encuentra a disposición de los titulares de los datos personales por los medios de divulgación idónea que disponga ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. identificada con el NIT 811.012.835-7 como responsable o encargado del tratamiento de datos personales y en su sede principal en la Calle 78 No. 52D – 126 Bodega 109 del municipio de Itagüí- Antioquia, teléfono 57(4)4481718, correo electrónico tesoreria@elarquitectonico.com

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

- El tratamiento de los datos personales se hace en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

- ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. actúa como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales en virtud de la recolección que realice directamente de los datos de los titulares, con el fin de desarrollar la comercialización de cerraduras y acabados para la construcción, para lo cual ha obtenido el consentimiento previo, informado y expreso de los titulares de los datos y de los responsables del tratamiento de datos personales, garantizando de esta manera los derechos a la protección de los datos.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS.

- De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
▪ Acceder, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. en su condición de responsable o encargado del tratamiento de datos.
▪ Solicitar prueba de la autorización otorgada por el titular de los datos o por el responsable del tratamiento de datos personales a ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido.
▪ Ser informado por ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
▪ Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, previo trámite de consulta o requerimiento ante ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S.
▪ Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
▪ Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S., como responsable o encargado del tratamiento de datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

▪ El titular de los datos personales.
▪ Los causahabientes del titular de los datos personales.
▪ El representante y/o apoderado del titular de los datos personales.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS.

- ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. pone todos los recursos humanos, técnicos y tecnológicos que estén a su alcance, haciendo su mejor esfuerzo, para brindar seguridad y confidencialidad a los datos personales de los cuales es responsable o encargado del tratamiento.

En cuanto a la confidencialidad, ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. se compromete a suscribir acuerdos de confidencialidad con terceros en los eventos que se celebren convenios para compartir datos personales para la oferta de servicios de valor agregadode carácter jurídico, comercial, de fidelización, financiero y de servicios.

AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES.

- ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales obtiene de los titulares de los datos su autorización clara, previa, expresa, informada y libre de vicios, mediante formularios, formatos de recolección de datos, formularios electrónicos y demás medios de que disponga o pueda disponer para tal efecto. De igual manera como ENCARGADO del tratamiento de datos obtendrá la autorización de los responsables previa la certificación de la autorización de los titulares otorgada a estos, dentro del acuerdo de para compartir datos personales.

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.

- ELEMENTO ARQUITECTONICO
S.A.S. solicitará a los titulares de los datos personales su autorización e informará la finalidad de antemano para el tratamiento de sus datos personales, excepto en los casos expresamente autorizados por la ley 1581 de 2012 en el artículo 10.

MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

-ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos documentos físicos, electrónicos, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita el consentimiento del titular mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. de manera previa al tratamiento de los datos personales.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

- Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión o eliminación de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. establecerá mecanismos sencillos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos, y de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento. En este último caso, ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO.

- Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S., pondrá a disposición de éste los respectivos datos personales a través de cualquier medio idóneo, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.

-El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales ELEMENTO ARQUITECTONICO
S.A.S. tuviere establecida una relación como RESPONSABLE o estableciera una relación como ENCARGADO del tratamiento de datos, será con el fin con el fin de desarrollar la comercialización de cerraduras y acabados para la construcción, y lo realizará con base en las prescripciones de la ley 1581 de 2012 y la ley 1266 de 2008 en lo que le sea aplicable, y en general para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

▪ Mantener las relaciones de índole laboral con sus trabajadores, elaboración de contratos de trabajo, vinculación al sistema de seguridad social y pago de salarios y prestaciones sociales. Así mismo para mantener en constante capacitación al personal frente a los diferentes temas relacionados con su actividad, preparación para el desempeño de su cargo.
▪ Establecer relaciones comerciales para la comercialización de cerraduras y acabados para la construcción, y en sí para el desarrollo de su objeto social.
▪ Efectuar el pago de sus obligaciones financieras, laborales y contractuales.
▪ Brindar información a los clientes frente a los servicios que presta en desarrollo de su objeto social, para lo cual puede realizar envío de información por medios electrónicos, o efectuar contacto telefónico o personal con los titulares.
▪ Presentar propuestas comerciales para la venta de productos y servicios a personas naturales o jurídicas.
▪ Tramitar las solicitudes efectuadas por peticiones, quejas o reclamos formuladas por los clientes.
▪ Atender los requerimientos administrativos de las entidades distritales, departamentales o distritales.
▪ Dar respuesta a los requerimientos efectuados por jueces de la república, conciliadores, árbitros y demás entidades con funciones judiciales, derivadas de acciones judiciales que sean promovidas por o en contra de Elemento Arquitectónico S.A.S.
▪ Ofrecer a los titulares de los datos información comercial, de fidelización, y de productos y servicios en general, que preste ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S.
▪ Consultar hábitos de consumo y aficiones para la oferta de productos y servicios propios y de terceros, o de futuros aliados.
▪ Contactar a los titulares de los datos con el fin de realizar estudios de mercados.
▪ Compartir con empresas aliadas, asociados, sucursales, franquicias, filiales y subsidiarias, y terceros con los cuales se tengan suscritos acuerdos para compartir datos personales para la oferta de servicios de valor agregado de carácter comercial, financiero y de servicios.
▪ Ofrecer a los titulares de los datos información comercial, de fidelización, y de productos y servicios en general, que preste ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S.
▪ Comunicar información relacionada con campañas comerciales, financieras, de fidelización, ofertas de servicios de valor agregado y productos propios o de terceros.
▪ Desarrollar el objeto social de ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. conforme a sus estatutos sociales.

ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS.

- ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. actualizará sus bases de datos de manera permanente, de conformidad con lo señalado en la ley 1581 de 2012.

TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

En el tratamiento de datos personales ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores (niños, niñas, y adolescentes). En caso de recaudarlos dará cumplimiento a lo señalado en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012.

AVISO DE PRIVACIDAD.

- ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. cuenta con una política de privacidad la cual se encuentra incluida y hace parte integral del presente manual.

TRANSFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES.

- ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. puede transmitir o transferir de manera parcial o total los datos personales a terceros en el país o en el exterior, en desarrollo de su objeto social, para lo cual solicita autorización de su titular e implementa las acciones necesarias para el cumplimiento de los preceptos legales de Colombia, mediante la suscripción de acuerdos para compartir datos personales.

PROCEDIMIENTOS.

- Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes o representantes, siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.
En todos los procedimientos el titular o sus representantes deberán suministrar la siguiente información: Nombre, apellido, tipo de identificación y número, NIT, cédula de ciudadanía, dirección, teléfono y ciudad, copia del RUT.

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS
TITULARES.

- ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. proporciona los medios idóneos para la consulta, por parte de los titulares de los datos personales, sobre el tratamiento de sus datos, los cuales serán informados dentro de los formularios o vía correo electrónico de recolección de datos personales.

Los términos para resolver las consultas son los señalados por la ley 1581 de 2012 art. 14.

PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS.

- ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. en cumplimiento de Régimen General de Protección de Datos Personales, procederá a corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales a solicitud del titular o su representante, en los términos señalados en el PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL

DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

El trámite será el señalado en el artículo 15 del Régimen General de Protección de Datos
Personales. ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. capacitará a los encargados para la atención de consultas y reclamos sobre el trámite procedimental que señala la ley.

Parágrafo. No accederá a la solicitud realizada por el titular o su representante de supresión de los datos personales, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA A ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES.

- El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo en los términos del PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO.

- ELEMENTO ARQUITECTONICO S.A.S. garantiza el derecho de acceso del titular de los datos, poniendo a disposición de éste, sin costo alguno, de manera detallada, los respectivos datos personales a través de medios idóneos para tal fin.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA.

- La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.